Informatie over het programma MTCS
Automatisering van Uw SeniorPlus event


Informatie

Met het programma MTCS kunt U eenvoudig de indeling voor Uw SeniorPlus event maken, aanpassen en de uitslagen invoeren.

Voor het verkrijgen van verdere informatie of voorstellen tot verbetering kunt U een E-mail sturen tav John Martens.

Het programma is geheel gratis te gebruiken voor SeniorPlus Events

U kunt het programma HIER downloaden.

SeniorPlus Events hebben tennisers van 50 jaar of ouder als doelgroep. Op een dag worden 4-6 dubbel wedstrijden gespeeld in wisselende samenstellingen. Vaak komen aanmeldingen tot de dag voor het Event nog binnen, blijken mensen de dag zelf ziek te zijn, willen mensen wat eerder weg of op de dag zelf nog meedoen. Dit alles laat zich lastig combineren met een vooraf gemaakte planning voor de hele dag die niet zo maar aan te passen is.

Middels de SPE ondersteuing in MTCS kun heel snel reageren op deze veranderingen door deelnemers in een bepaalde ronde niet meer in te laten plannen, door te zorgen dat zoveel mogelijk weddstrijden samengesteld worden van gelijke speelsterkte en gelijke leeftijd. Op de dag zelf kun je binnen een paar minuten een aangepast spelschema laten maken. Je kunt niet alleen het spelschema printen maar ook de planning per deelnemers ozdat mensen niet alle wedstrijden af hoeven te zoeken hoe laat ze op welke baan ingedeeld zijn.
Tevens bestaat de mogelijkheid om uitslagen in te voeren en tussenstanden uit te draaien.

Kortom
  • Beheer eenvoudig je deelnemers en hun speeltijd wensen
  • Het maken van de indeling is zo eenvoudig dat je die de dag zelf nog op kunt stellen
  • Het aantal wedstrijden per persoon is eenvoudige bij te sturen middels diverse parameters
  • De indeling houdt rekening met de gemiddelde speelsterke, leeftijd, hoeveelheid Gemengd Dubbels etc etc. Dit is met de hand een ondoelijke opgave
  • Veranderingen in de indeling kun je eenvoudig doorvoeren
  • De indeling en planning per persoon zijn eenvoudig te printen en voor de deelnemers goed zichtbaar op te hangen
  • Je kunt de uitsalgen invoeren en direct een tussenstand uitdraaien


Hoe werkt MTCS bij de organisatie van een SeniorPlus Event ?

Deelnemers
Als eerste moeten de gegevens van de opgegeven deelnemers ingelezen worden.
  • Je moet een DBF bestand maken met daarin de gegevens van de deelnemers. Zo'n bestand kunt je eenvoudig vanuit Excel maken door een werkblad in het juiste formaat op te slaan als DBF bestand. Mocht het DBF bestand meer dan 8 kolommen hebben dan wordt gevraagd vanaf welke kolom de onderstaande gegevens te vinden zijn. Het DBF bestand moet minimaal de volgende kolommen hebben:
    Kolom 1 bevat de naam van de deelnemer
    Kolom 2 bevat de geboortedatum van de deelnemer
    Kolom 3 bevat het geslacht van de deelnemer
    Kolom 4 bevat het telefoonnummer van de deelnemer
    Kolom 5 bevat het Email adres van de deelnemer
    Kolom 6 bevat de (dubbel) speelsterkte van de deelnemer
    Kolom 7 bevat de vereniging waar de deelnemer lid is
    Kolom 8 bevat mogelijk informatie tav planning. Deze kolom kan de volgende info hebben NIR02: Niet In Ronde 2, de aanduiding van de ronde moet uit twee cijfers bestaan. NIR2 wordt dus genegeerd omdat de 0 voor de 2 ontbreekt. VKK01 geeft aan dat deze persoon voorkeur heeft om minimaal een keer ingedeld te worden met iemand anders waarbij ook VKK01 bij de planningsinformatie staat. Als er een tweede koppel is dat voorkuer heeft om minimaal een keer samen ingedeeld te worden neemt je daat VKK02 bij beide personen op. NINPL zorgt ervoor dat deze deelnemer in het geheel niet ingepland wordt. Er kunnen meerdere kodes achter elkaar gebruikt worden. Bv NIR01NIR02NIR03 VKK04
  • Na het klikken op de knop bestand selekteer je het gemaakte DBF bestand. Na het inlezen van het bestand wordt een rapport gegegeneerd waarin bijzonderheden worden opgenomen.
    Er wordt gekeken naar het dubbel voorkomen van deelnemers in het bestand. Ook wordt gekeken naar de namen van de verenigingen waar de deelnemers lid zijn. Hetstel mogelijk foutieve informatie over de deelnemers en lees het bestand opnieuw in.
  • Als de gegevens in het DBF bestand juist zijn klik je op JA bij de vraag of de gegevens nu juist zijn.
Als deelnemers zijn ingelezen kun je ze binnen MTCS bewerken
  • Klik op de knop Deelnemers
  • Kies uit de lijst met aanwezige deelnemers diegene waarvan je de gegevens witl veranderen.
  • Met de knoppen vorige en volgende kan door de lijst gebladerd worden
  • Door het ingeven van een zoektekst en het klikken op de de Zoek knop worden bestaande deelnemers gefilterd obv de ingegeven zoektest
  • Klik na het bewerken op Opslaan om de veranderde gegevens op te slaan. Bij de eerste keer opslaan wordt om een label van het SeniorPlus Event gevraagd. Je kunt hier bv ingeven 2020Feb als label voro jullie SPE in Februari 2020.
  • Je kunt ook een nieuwe deelnemer aanmaken. Vul de velden en sla de gegevens op
  • Een deelnemer verwijderen is geen optie. Je kunt door NINPL ingeven bij de planopties om de deelnemer in het geheel niet in te plannen.
Je kunt ook starten met het invoeren van alle deelnemer gegevens in MTCS. Dit is eenvoudiger dan het DBF bestand te maken maar wel veel bewerkelijker omdat je de gegevens hoogstwaarschijnlijk toch in een XLS bestand hebt staan.

Plan parameters
Na het inlezen van het bestand moeten de plan parameters ingegeven worden die het tijdsverloop voor het Event bepalen.
  • Geef het aantal banen in waarop het Event gespeeld gaat worden. Na de keuze voor het aantal banen kunnen de baan namen ingegeven worden. De namen kunnen relevant zijn als je bv op baan 5,6,7 en 8 gaat spelen. Deze baan namen komen bij de indeling van de planning te staan.
  • Het kan zijn dat spelen op 5 banen net wat te weinig wedstrijden per deelnemer oplevert en op 6 banen spelen een indeling geeft waarbij mesen zonder rust door moeten spelen. In dat geval kun je toch kiezen voor 6 banen maar op de laatste baan in een aantal op te geven rondes geen wedstrijden te laten plannen. Deze rondes kun je opgeven door te klikken op Laatste baan.
  • Geef de lengte van de wedstrijden in. 35 of 45 minuten heeft de voorkeur omdat mensen liever meer verschillende wedstrijden spelen op een dag dan een paar lange partijen.
  • Geeft het aantal ronden in dat achter elkaar gespeeld gaat worden.
  • Door te klikken op de knop Start tijden kunnen de starttijden van de verschillende ronden ingegeven worden.
    Met 35 minuten en 10 ronden zijn de starttijden 10:00 10:35 11:10 11:45 12:20 13:25 14:00 14:35 15:10 en 15:45. Er is dan ruimte voor iedereen om tussen 12:55 en 13:25 te lunchen en veelal zal een deelnemer de ronde ervoor of de ronde erna niet ingedeeld worden waardoor men een ruim uur tijd heeft voor de lunch.
    Met 30 minuten en 11 ronden zijn de starttijden 10:00 10:30 11:00 11:30 12:00 13:00 13:30 14:00 14:30 15:00 en 15:30. Er is dan ruimte voor iedereen om tussen 12:30 en 13:00 te lunchen en veelal zal een deelnemer de ronde ervoor of de ronde erna niet ingedeeld worden waardoor men een uur tijd heeft voor de lunch.
Maak Event
Hierbij wordt het event en de bijbehorende wedstrijden gemaakt. Er kunnen een aantal parameters ingesteld worden die de optimale oplossing bepalen.
  • Geen rust: vink dit aan als het GEEN probleem is als mensen zonder rust ingepland kunnen worden om gelijk door te spelen.
  • Mee gespeeld: vink dit aan als het niet relevant is als mensen vaker MET met iemand ingedeeld worden
  • Tegen gespeeld: vink dit aan als het niet relevant is als mensen vaker TEGEN iemand ingedeeld worden
  • Geen sterkte: vink dit aan als het niet relevant is als dubbelkoppels bij elkaar een ongelijke speelsterkte hebben
  • Geen leeftijd: vink dit aan als het niet relevant is als de dubbelkoppels bij elkaar een ongelijke leeftijd hebben
  • Geen vereniging: vink dit aan als het nie relevant is als mensen vaker met en tegen iemand van dezelfde vereniging spelen`
  • Het percentage Gemengd Dubbel wedstrijden kun je zelf instellen. Op 100% dan worden alleen GD gemaakt. Alleen als er middels voorkeurskoppels anders gevraagd wordt of als er bv veel meer dames dan heren meedoen worden dan andere wedstrijden dan GD gemaakt. Op 0% dan worden alleen DD en HD gemaakt. Alleen als er middels voorkeurskoppels GD gevraagd worden zullen deze worden ingedeeld.
    Let wel op met het laten spelen van veel DD en HD wedstrijden. Bij GD wedstrijden zijn er meer mogelijkheden om mensen niet twee keer achter elkaar te laten spelen zodat iedereen rust heeft tussen twee wedstrijden. De instelling van 100% leidt eigelijk altijd tot problemen omdat er nooit precies evenveel vrouwen als mannen deelnemen. Als bv 40% man is dan kun je het beste niet meer dan 80% GD laaten indeling om te voorkomen dat de mannen veel vaker ingepland worden dan de vrouwen. Laat gewoon een aantal Event indelingen maken en bekijk de uitvoern om die instelling te vinden die jij voor je Event het meest passend vindt.
  • Maak event: als je op deze knop klikt dan wordt het event gemaakt met bovenstaande optimalisatie parameters. Er zullen vele indelingen gemaakt worden waaruit de beste indeling bewaard wordt. Voorafgaand aan het maken van de indeling wordt gevraag of lang gerekend moet worden. Doe dit pas als je zeker weet dat alle parameters goed ingesteld zijn.
    De optimale indeling is die indeling die een goede balans vormen tussen de ingestelde indelings parameters.
Uitvoer
Hierbij wordt een bestand gemaakt met alle informatie van het toernooi.
  • Geef vooraf in hoeveen banen er op een pagina opgenomen moeten worden. Dit kan handig zijn als bij het printen blijkt dat het papier te smal is om op een leesbare manier het wedstrijd programma te printen.
  • Klik de uitgebreide vorm aan als je als organisator op verschillende plekken de speelsterkte en leeftijd van deelnemers op wilt nemen.
  • Uitvoer maken: klik op de knop om Uitvoer te maken. Je kunt dit meerdere malen doen om te komen tot een opmaak waarbij het aantal banen juist is ingesteld. Het TXT bestand kun je vervolgens in een textverwerker openen en printen. Gebruik voor het wedstrijd schema dan wel een niet-proportioneel lettertype (bv Courier of LineDraw) om te zorgen dat alles goed tov elkaar blijft staan. Zelf kunnen handmatig nieuwe pagina overgangen gemaakt worden om tot de juiste print te komen.
Maak het Event optimaler
Na het maken van een event kun je in de uitvoer kijken hoe optimaal de indeling is geworden. Telkens als je een van de instellingen hebt veranderd maak je het Event weer opnieuw om te zien wat de verandering is.
  • Zijn mensen voor (veel) te weinig wedstrijden ingedeeld ? Vergroot dan het aantal banen en/of rondes.
  • Hebben te veel mensen een wedstrijd zonder rust gekregen ? Dat ligt meestal aan een te groot aantal banen dat elke ronde ter beschikking is. Oplossing: Breng het aantal banen met een terug of geef in in welke ronden de laatste baan niet moet worden ingepland
  • Zijn er te grote verschillen in het aantal wedstrijden dat mensen spelen ? Meestal komt dit ook door een te groot aantal banen waardoor het vooral indeling obv rust voor iedereen tussen twee partijen leidt tot een verschillend aantal wedstrijden.
  • Vindt je de verhouding tussen GD, DD en HD niet goed ? Gebruik dan de percentage instelling voor GD wedstrijden om dit te veranderen.
Opslaan
Als een indeling is gemaakt kan deze worden opgeslsgen in een SPE bestand.
  • Geef hierbij aan in welke map dit bestand moet worden opgeslagen.
  • Een SPE bestand kun je ook een label meegeven. Hierbij kun je denken aan 201808v1 voor de eerste versie van het Event in Aug 2018.
  • Als je in de Windows verkenner dubbelklikt op een SPE bestand dan vraagt Windows waarmee je het bestand wilt openen. Kies dan MTCS_WIN.EXE als programma en klik aan dat dit voortaan standaard moet gebeuren. In het vervolg kun je dan snel een SPE bestand openen door erop te dubbelklikken en verder te werken met deze oude opgeslagen indeling.
Uitslag
Als een indeling is gemaakt dan kunnen uitslagen worden ingevoerd
  • Selekteer de wedstrijd waarvoor de uitslag moet worden ingevoerd.
  • Voer de games in die beide ploegen gehaald hebben
  • Klik op Opslaan
  • Als er een of meer uitslagen zijn ingevoerd dan zal in de uitvoer ook de uitslag opgenomen worden en wordt een (tussen) stand per deelnemer opgenomen.
Omwisselen
Als een indeling is gemaakt dan kun je deelenemers omwisselen
  • Selekteer de persoon die je UIT een wedstrijd wilt halen door te zoeken op de naam tot je maar één persoon over houd.
  • Selekteer de wedstrijd waar je de persoon uit wilt halen
  • Selekteer de persoon die als vervanger op gaat treden. Je kunt hierbij ook een persoon van een ander geslcht selekteren maar doe dit alleen in geval van nood omdat er dan bv een Dame in een Heren dubbel ingedeeld kan worden.
  • Klik op Omwisselen om de omwisseling uit te voeren.
  • Kies er zelf wel of niet voor om deze nieuwe indeling op te slaan.
Maak Event in stappen
In de voorbereiding kun je alles goed op de rit hebben staan maar tijdens de dag zelf kan ineens nog iemand extra mee willen doen, is iemand ziek, moet iemand eerder weg of doen zich andere zaken voor die je niet hebt voorzien. Vaak blijken deze zaken bij het aanmelden van de deelnemers voor de start van de eerste wedstrijden.
  • Kijk de opgegeven speelsterktes van de deelnemers na. Er zijn veel deelnemers met sterkte 9 waarbinnen weer veel srpeiding zit. Geef de deelnemers die de voorgaande keer/keren als laatste zijn geeindigd bv speelsterkte 10 of 11 zodat MTCS wedstrijd probeert te formeren waarmee deze mensen of met sterkere partners spelen of tegen mindere tegenstanders.
  • Maak een aantal dagen voor het Event een indeling obv de parameters die je denkt dat goed zijn.
  • Maak de indeling zo optimaal mogelijk (zie toelichting hierboven)
  • Maak (de dag voor het event) met de juiste plan parameters een indeling voor alle ronden en laat MTCS hiervoor lang rekenen.
  • Sla deze indeling op en gebruik die als start voor je SPE door alleen de eerste twee ronden te printen en bekend te maken.
  • Open op de dag van het SPE het opgeslagen SPE bestand waarvan ja alleen de eerste twee ronden gaat gebruiken
  • Als er op de dag zelf extra mensen mee willen doen voer deze dan in met de knop Deelnemers. Mocht men planningvoorkeuren hebben voer deze dan op de juiste wijze in. Kijk bij de toelichting van kolom 8 voor de uitleg van de te gebruiken kodes.
  • Als er mensen zijn die NIET meer mee willen doen, zet dan bij deze deelnemers NINPL bij de plannings informatie van deze persoon zodat deze niet meer ingepland wordt.
  • Herstel de zaken die voor de eerste twee ronden niet goed zijn ingedeeld door deelnemers handmatig om te wisselen.
  • Kies opnieuw voor Maak Event en laat geen kompleet nieuwe indeling maken. Kies ervoor om de eerste twee ronden te behouden en laat de overige rondes opnieuw bepalen door MTCS lang te laten rekenen



© John Martens   1990-2018 Menu